¿Es legal mandar publicidad por WhatsApp a mis clientes?

Sí es legal enviar publicidad por WhatsApp a sus clientes, con tres condiciones: que cada cliente haya autorizado recibirla, que usted revise antes del envío que no esté inscrito en el Registro de Números Excluidos de la CRC, y que el mensaje salga en el horario de la Ley 2300 de 2023. Ser cliente suyo no lo exime de ninguna de las tres. Normas revisadas el 15 de octubre de 2026; esto no es asesoría legal.

¿La Ley 2300 es solo para cobranza?

No, aunque así empieza. El artículo 1 de la Ley 2300 de 2023, la que todo el mundo llama “Dejen de fregar”, habla de las entidades financieras y de quienes hacen “gestiones de cobranzas”. Si solo leyó ese artículo, es fácil concluir que a una peluquería o a un taller no les toca.

El artículo 5 cambia eso. Dice que lo dispuesto en la ley “se aplicará en los mismos términos a las relaciones comerciales entre los productores y proveedores de bienes y servicios privados o públicos y el consumidor comercial frente al envío de mensajes publicitarios a través de Mensajes Cortos de Texto (SMS), mensajería por aplicaciones o web, correos electrónicos y llamadas telefónicas de carácter comercial o publicitario”.

Tres detalles de esa frase le responden la pregunta:

• “Relaciones comerciales”: habla de los clientes que ya le compraron, no solo de desconocidos.
• “Mensajería por aplicaciones o web”: WhatsApp está adentro. En su ABC del registro, la CRC responde que sí cuando le preguntan si se pueden bloquear los mensajes publicitarios por WhatsApp.
• “Mensajes publicitarios”: la regla es para la promoción, no para todo mensaje. Más abajo está la diferencia.

La ley rige desde el 10 de octubre de 2023. El mismo artículo trae dos parágrafos que le aplican directo: el 2, sobre la autorización y la forma de darse de baja, y el 3, sobre el horario.

¿Tengo que consultar el Registro de Números Excluidos si son mis propios clientes?

Sí, y la respuesta viene de la autoridad que sanciona.

El Registro de Números Excluidos (RNE) es una lista que administra la Comisión de Regulación de Comunicaciones (CRC). Ahí cualquier persona inscribe su celular, su fijo o su correo y marca por qué canales no quiere recibir publicidad. La Resolución CRC 7356 de 2024 lo amplió para incluir la mensajería por aplicaciones, el correo y las llamadas, además del SMS.

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) fijó su interpretación en la Circular Externa 001 del 26 de junio de 2024. Dice que los productores y proveedores “están obligados a consultar el listado del ‘Registro de Números Excluidos’” para abstenerse de enviar publicidad a quienes se excluyeron. Y agrega la frase que más le importa a usted: “se entenderán revocadas las autorizaciones para fines de prospección comercial que los titulares hayan otorgado a los productores y proveedores de bienes y servicios anteriores a la inscripción”.

En la práctica:

Cómo se consulta el RNE, paso a paso

La consulta es gratis, para la empresa y para el ciudadano, y la CRC la abrió también a personas naturales que venden bienes o servicios. Según el ABC de la CRC:

1. Entre al portal de trámites de la CRC, www.tramitescrcom.gov.co, y elija “Registro de Empresa”.
2. Llene tipo y número de documento, nombre, dirección, teléfono y correo. Le llega un correo con las instrucciones para crear usuario y contraseña. Complete todos los pasos de la inscripción: la CRC dice que la consulta se habilita cuando la empresa “cuente con el perfil requerido”.
3. Antes de cada envío de publicidad, consulte los números de su lista. El sistema le dice solo si ese cliente excluyó o no ese canal; no le muestra ningún otro dato.
4. Saque de la lista de la promoción a quien aparezca excluido para mensajería por aplicaciones.

Dos reglas del ABC pesan aquí. La lista “se hará a diario”, y la consulta se hace “siempre, antes de realizar el envío”. La del mes pasado no sirve para la promoción de hoy. Y la plataforma permite un usuario administrador con varios roles, así que no necesita una cuenta por sede.

Publicidad o servicio: qué mensajes no cuentan

No todo mensaje a un cliente es publicidad. La Ley 2300 deja por fuera dos cosas: los asuntos “estrictamente relacionados con el bien o servicio adquirido” (parágrafo 2 del artículo 5) y el envío de “información solicitada por el consumidor” (artículo 8). La Resolución CRC 7356 repite que la inscripción en el RNE no cubre esa información pedida.

La ley no trae una lista de ejemplos. Esta es nuestra lectura:

La última fila es criterio, no norma: un recordatorio que busca una venta nueva se parece más a una promoción que a un aviso del servicio ya comprado. Si duda, aplíquele las tres condiciones.

El horario y la frecuencia, en una tabla

El parágrafo 3 del artículo 5 manda los mensajes publicitarios al horario del artículo 3:

Un mensaje programado para el domingo en la mañana, o la promoción del puente festivo enviada el mismo lunes festivo, queda por fuera. Prográmela para el viernes antes de las 7:00 p. m. o el sábado antes de las 3:00 p. m.

Sobre la frecuencia, el artículo 3 dice que, en la cobranza, no se contacta por varios canales en una misma semana ni más de una vez el mismo día. La CRC, en un concepto del 23 de enero de 2025, lee esa regla también para la publicidad: aun con autorización, “no se debe contactar por medio de varios canales dentro de una misma semana ni en más de una ocasión durante el mismo día”. Los conceptos de la CRC no son obligatorios, pero en nuestra opinión es la lectura segura: si ya mandó la promoción por WhatsApp, no la repita por SMS y correo esa misma semana.

La autorización: lo que pide la Ley 1581

El número celular de su cliente es un dato personal, y la Ley 1581 de 2012 pide autorización para usarlo: “Consentimiento previo, expreso e informado del Titular”. La guía sobre cómo pedir reseñas en Google explica esa ley con el WhatsApp; aquí van los cuatro puntos que tocan la publicidad.

• La finalidad se informa. El artículo 12 pide decirle al cliente para qué usará el dato. El Decreto 1377 de 2013 exige informar “todas las finalidades específicas” al recoger el dato. Si el número se lo dio para coordinar un domicilio, la promoción es otra finalidad.
• El silencio no es un sí. El mismo decreto acepta la autorización por escrito, de forma oral o por “conductas inequívocas”, y aclara: “En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca”. Que el cliente no le haya pedido que no le escriba no es una autorización.
• No se puede condicionar la compra. La Ley 2300 prohíbe obligar al cliente a aceptar mensajes comerciales al comprar o al entrar al local, salvo los del servicio que adquirió. Si es para alimentar su base de datos, “deberá saberlo y aceptarlo de manera explícita”.
• Debe haber salida. El emisor necesita “un mecanismo ágil, sencillo y eficiente para cancelar en cualquier momento la recepción de mensajes”. En WhatsApp, basta con que el mensaje diga cómo: “Si no quiere recibir más promociones, responda NO”.

WhatsApp pone su propia regla encima de la ley. Su política para empresas solo permite escribirle a quien le dio su número y le dio permiso para recibir sus mensajes, pide respetar toda solicitud “para bloquear, interrumpir o, de otro modo, darse de baja”, y recomienda pedir un consentimiento que cubra cada tipo de mensaje que va a enviar: avisos del pedido por un lado, ofertas por el otro.

Dónde va el sí en su página web

• El botón de WhatsApp. Cuando un cliente le escribe desde la página, le está pidiendo información. Eso le permite responderle. No le autoriza a mandarle promociones después. Pida el sí en su primera respuesta, con el texto de arriba.
• El formulario, si tiene uno. Una casilla para aceptar publicidad, desmarcada, separada de la de contacto. El parágrafo 2 de la Ley 2300 no deja amarrar las dos: el cliente puede pedir una cotización sin aceptar promociones.
• El enlace a su política. La política de WhatsApp le pide “mantener una política de privacidad publicada”, y la Ley 1581 le pide decir quién es el responsable y cómo ejercer los derechos. El lugar natural es un enlace en el pie de cada página y junto a la casilla. Qué debe decir esa política es tema de otro artículo; aquí basta con que exista y esté a un clic.

Si todavía duda entre página, Instagram y WhatsApp, lea qué va primero en su negocio.

Multas y quejas ante la SIC

El artículo 9 de la Ley 2300 deja las sanciones a la Superintendencia Financiera y a la SIC, con el marco de la Ley 1266 de 2008. El artículo 18 de esa ley permite multas “hasta por el equivalente a dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes”, suspensión hasta por seis meses y cierre. La Ley 1581 tiene el mismo tope en su artículo 23. Son máximos, no tarifas.

El riesgo más cercano es una queja. La Circular 001 dice que la SIC tramita las de quien fue contactado para publicidad “por un canal no autorizado, o por más de un canal”, de quien pide que lo saquen para no recibir publicidad y de quien no autorizó “promociones para alimentar bases de datos”. Un cliente que nunca le autorizó la promoción puede quejarse ante la SIC por correo, a contactenos@sic.gov.co, según la misma circular.

Antes de enviar la próxima promoción

1. ¿Cada número de la lista le autorizó publicidad, con prueba y fecha?
2. ¿Consultó hoy el RNE y sacó a quien excluyó la mensajería por aplicaciones?
3. ¿El mensaje sale de lunes a viernes entre 7:00 a. m. y 7:00 p. m., o el sábado entre 8:00 a. m. y 3:00 p. m., y no es festivo?
4. ¿Es el único canal por el que manda esa promoción esta semana?
5. ¿El mensaje dice cómo dejar de recibirlos?
6. Si su página tiene formulario, ¿la casilla de publicidad está desmarcada y la política enlazada?

Si las seis respuestas son sí, mande la promoción. Que el cliente nuevo llegue a esa página y le escriba por WhatsApp es la parte que hacemos en LocalBiz; las promociones y los permisos los maneja usted.