Cómo conseguir edificios para administrar en propiedad horizontal

Para conseguir edificios para administrar en propiedad horizontal, usted no le vende a una persona sino a un órgano: el consejo de administración, donde existe, o la asamblea de copropietarios. Ese órgano elige para un período fijo y, en temporada de asambleas, recibe hojas de vida y propuestas. Gana quien llega con la carpeta completa, una propuesta que responde a las funciones del artículo 51 de la Ley 675 y una trayectoria que el consejo puede verificar.

Quién lo elige: el consejo o la asamblea

El artículo 50 de la Ley 675 de 2001 dice que la representación legal y la administración del edificio o conjunto corresponden a “un administrador designado por la asamblea general de propietarios en todos los edificios o conjuntos, salvo en aquellos casos en los que exista el consejo de administración, donde será elegido por dicho órgano”. La Corte Constitucional declaró exequible esa salvedad en la Sentencia C-474 de 2004.

En la práctica, eso le deja dos clientes distintos:

El consejo es obligatorio en los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto con más de 30 bienes privados, sin contar parqueaderos ni depósitos (artículo 53). En los residenciales depende de lo que diga el reglamento. Pregunte siempre cuál de los dos caminos aplica antes de preparar nada: no es lo mismo convencer a cinco personas en una entrevista que presentarse ante una asamblea donde cada voto pesa según el coeficiente de copropiedad (artículo 37).

Hay un tercer caso, más corto. Mientras el órgano competente no elija administrador, ejerce como tal el propietario inicial, la constructora, que “podrá contratar con un tercero tal gestión” (artículo 52). Cuando se han “construido y enajenado” bienes privados que representen al menos el 51% de los coeficientes, cesa esa gestión: el propietario inicial debe informarlo por escrito a todos los propietarios, y la asamblea tiene 20 días hábiles para nombrar al administrador. “De no hacerlo el propietario inicial nombrará al administrador definitivo.” Un conjunto nuevo es, por ley, un conjunto que pronto elige.

Cuándo se abre la plaza: el calendario de asambleas

Sin calendario, todo lo demás llega tarde. El artículo 39 fija la asamblea ordinaria en la fecha del reglamento y, si este calla, “dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal”. Si el período presupuestal de la copropiedad termina el 31 de diciembre, la asamblea cae entre enero y marzo. En esa reunión se elige o ratifica el consejo (artículo 38), cuyo período, si el reglamento no dice otra cosa, es de un año.

La Alcaldía de Bogotá lo confirma para la capital: “marzo es el mes en el que se concentra el mayor número de Asambleas Ordinarias de Copropietarios del año”, y es “la temporada de asambleas, cuando se presentan hojas de vida de posibles candidatos”.

Una convocatoria real de 2026, la del consejo de un conjunto residencial de 320 unidades en Tocaima (Cundinamarca), muestra el ritmo después de la asamblea:

Una semana para entregar. Es un solo ejemplo y no dice cómo lo hacen otros conjuntos, pero enseña lo esencial: quien empieza a armar su carpeta cuando ve la convocatoria va contra el reloj. El trabajo se hace entre octubre y febrero, y en marzo usted ya está listo.

Qué pide una convocatoria: la carpeta completa

La convocatoria de Tocaima termina con una frase que conviene leer dos veces: “Solo serán evaluadas las propuestas que cumplan todos los requisitos.” Esto es lo que pedía:

1. Hoja de vida y soportes académicos.
2. Certificados de antecedentes: Procuraduría, Contraloría y Policía.
3. “Pólizas de seguros o garantías (especialmente para personas jurídicas)”.
4. Copia de la cédula.
5. RUT y/o NIT.
6. Certificaciones de formación en propiedad horizontal y de experiencia (pedía mínimo 4 años).
7. Propuesta económica.
8. “Propuesta técnica (plan de trabajo, mantenimiento, convivencia, proveedores)”.
9. Seguridad social al día, si es independiente.
10. Declaración de no inhabilidades y de no conflicto de intereses.

En la entrevista, además, el candidato debía declarar que no tiene vínculo comercial, laboral o familiar con los consejeros, el contador o el revisor fiscal, y autorizar la consulta en centrales de riesgo.

Cada consejo escribe su propia lista. Lo práctico es tener todo esto en una carpeta digital que se actualiza cada mes (antecedentes recientes, seguridad social del mes, certificaciones firmadas por los consejos anteriores) y una propuesta base que solo se ajusta al edificio. Si los documentos ya están, la semana de plazo alcanza para lo que sí cambia: el diagnóstico de ese conjunto y su precio.

La propuesta técnica: responda al artículo 51

El consejo que lee su propuesta tiene en la cabeza la lista de funciones de la ley, porque de ellas responde usted. El artículo 51 le da al administrador “facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo” y enumera 14 funciones básicas. Una propuesta que las recorre una por una le ahorra al consejo el trabajo de adivinar:

La responsabilidad pesa: los administradores responden por perjuicios causados “por dolo, culpa leve o grave”, y la ley presume la culpa leve cuando incumplen o se extralimitan (artículo 50). Por eso el consejo pregunta por procesos y no por intenciones. Si usted administra como persona jurídica, diga quién firma: su representante legal actúa en representación del edificio (parágrafo del artículo 51).

La propuesta económica va aparte y con el mismo cuidado: qué incluye la tarifa, qué no, cómo se ajusta y por cuánto tiempo. Esta guía no publica tarifas de referencia porque no encontró una fuente oficial que las fije.

Idoneidad, títulos y pólizas: lo que exige la ley y lo que no

Revisado el 8 de octubre de 2026. El parágrafo 2 del artículo 50 dice que quien administre conjuntos residenciales o edificios de uso mixto y comercial “deberá acreditar idoneidad para ocupar el cargo, que se demostrará en los términos del reglamento que para el efecto expida el Gobierno Nacional”. Ese reglamento no existe. En 2010 el Ministerio respondió que, por el artículo 26 de la Constitución, “le corresponde a la ley establecer los títulos de idoneidad”, y que él no era competente. En julio de 2025 se radicó en la Cámara el Proyecto de Ley 067, que dice querer elevar ese reglamento a ley y crear un registro nacional de administradores; acumulado con el 146 de 2025, sigue en trámite.

Hoy, entonces, no hay título, matrícula ni registro nacional obligatorio para ejercer. Lo que se exige lo pone cada convocatoria: la de Tocaima pedía título en administración, derecho, contaduría, finanzas o ingeniería civil con tarjeta profesional, y el curso de 50 horas en seguridad y salud en el trabajo. Existe además una certificación voluntaria del servicio, otorgada por Fedelonjas e Icontec con la Norma Técnica Sectorial NTS SI 02.

Con las pólizas pasa algo parecido. El parágrafo 3 dice que el Gobierno “podrá” exigirlas y fija un tope: el monto asegurable máximo es “el presupuesto de gastos del edificio o conjunto para el año en que se realiza la respectiva designación”. Esta guía no encontró un decreto que las haga obligatorias, pero un consejo puede pedirlas, como lo hizo el de Tocaima. Tenga una cotización lista que pueda ajustar al presupuesto de cada edificio.

Cómo lo verifica el consejo, y dónde lo encuentra

Antes de entrevistarlo, el consejo busca su nombre. En Bogotá tiene una herramienta oficial: el Registro Único de Administradores (RUA) de la Secretaría Distrital de Gobierno, que permite consultar gratis, por cédula, NIT o matrícula inmobiliaria, si una persona está registrada, su estado y la copropiedad que administra. La Alcaldía lo recomienda precisamente para la temporada de asambleas. Lo que diga su hoja de vida tiene que coincidir con lo que muestra el registro.

Después busca en Google. El autocompletado de Google en Colombia, revisado el 8 de octubre de 2026, sugiere “empresas de administración de propiedad horizontal en” Barranquilla, Cali, Bogotá, Medellín y Cartagena: el consejero también busca por ciudad. Lo que encuentre debe confirmar su propuesta:

• Una página por tipo de copropiedad que administra: conjuntos residenciales, edificios de oficinas, centros comerciales o uso mixto. El consejo de un edificio comercial quiere ver que usted conoce su caso.
• Una página por ciudad o zona donde trabaja, con lo que cambia allí (por ejemplo, ante qué oficina hace la inscripción).
• Las copropiedades que administra o administró, con el permiso de cada consejo, y las certificaciones que pueda mostrar.
• Su equipo y su proceso: quién lleva la contabilidad, quién atiende la cartera, cómo se comunica con los residentes.

El Perfil de Empresa en Google es para la oficina de la firma. Google pide que el negocio pueda ser contactado “directamente en la ubicación verificada durante las horas indicadas” y que quien muestre su dirección tenga “una señalización fija permanente con el nombre de la empresa”. Si usted trabaja desde las copropiedades y no recibe en una oficina, el perfil va como negocio de servicio en el área, con la dirección oculta. El paso a paso está en la guía del Perfil de Empresa para negocios de servicios.

Después del sí: contrato e inscripción

La elección no termina el trámite. El parágrafo 1 del artículo 50 dice que para firmar el contrato con el administrador actúa como representante legal “el presidente del consejo de administración o, cuando este no exista, el presidente de la asamblea general”. Pida que el acta de elección y el contrato digan lo mismo: período, honorarios y fecha de inicio.

Luego viene la inscripción. Por el artículo 8, la certificación de existencia y representación legal de la copropiedad corresponde al alcalde del municipio o distrito donde está el edificio, y se inscribe con la escritura registrada y “los documentos que acrediten los nombramientos y aceptaciones” del representante legal. La ley agrega: “En ningún caso se podrán exigir trámites o requisitos adicionales.”

• Medellín: lo atiende la Secretaría de Seguridad y Convivencia. Pide el acta original de la asamblea con la lista de asistencia, la convocatoria escrita y el soporte de la elección, la carta de solicitud, la carta de aceptación del administrador y la copia de la cédula. No tiene costo y responde en 15 días hábiles.
• Bogotá: el certificado de propiedad horizontal se tramita en la alcaldía local respectiva o en línea en gobiernobogota.gov.co, sin costo, y el RUA muestra a los representantes legales activos.

Otras ciudades no se revisaron para esta guía. Como inscribir esos actos es una de sus funciones (artículo 51, numeral 9), decir en la propuesta que usted lo hace, y en cuánto tiempo, es un punto a su favor.

Qué medir: invitaciones, entrevistas y renovaciones

Un administrador no mide clics; mide en qué parte del proceso se le caen los edificios. Cuatro números que usted mismo anota cada temporada:

1. Convocatorias a las que llegó y cómo se enteró: una publicación, un consejero que lo buscó en Google, un referido de otro consejo.
2. Propuestas entregadas frente a entrevistas obtenidas. Si entrega mucho y lo entrevistan poco, la carpeta o la propuesta técnica no está pasando el primer filtro.
3. Entrevistas frente a elecciones. Si llega a la entrevista y no gana, revise la propuesta económica y lo que el consejo encontró al buscarlo.
4. Renovaciones al final de cada período. Es la prueba que le puede mostrar al siguiente consejo.

Si también administra arriendos para propietarios, ese es otro cliente con otras reglas, y está en la guía de marketing para inmobiliarias. Para los edificios, el trabajo empieza en octubre: la carpeta lista, la propuesta base escrita y un sitio que diga lo mismo que su hoja de vida. LocalBiz construye ese sitio y sigue cómo aparece su firma en cada ciudad donde busca edificios.